Por que as decisões de investimento em ERP precisam se concentrar nas pessoas

Os sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) são a espinha dorsal das grandes organizações. Eles orquestram processos complexos em departamentos essenciais, desde o financeiro até a gestão da cadeia de suprimentos. Como as organizações investem pesadamente nessas plataformas para competir em um mercado dinâmico, medir se as pessoas realmente as adotam e usam como pretendido é fundamental para avaliar o sucesso, justificar os custos e apoiar o crescimento dos negócios a longo prazo. Neste guia, explicamos as taxas de adoção de ERP, os desafios da adoção de ERP e por que a gestão de mudanças é o ingrediente secreto para obter o valor total de seu investimento e alcançar os resultados comerciais. × Desvendando as implementações de ERP, uma pesquisa da Prosci O que é taxa de adoção de ERP? A taxa de adoção de ERP mede o grau em que os colaboradores usam o sistema ERP de forma consistente e correta para realizar seu trabalho diário. Ela vai além de simples métricas de login ou taxas de conclusão de treinamento e ajuda as organizações a entender se os usuários estão seguindo processos padronizados, inserindo dados precisos e confiando no sistema para executar e informar decisões. Em sua essência, a adoção do ERP reflete a mudança de comportamento, destacando se os indivíduos mudaram de hábitos antigos para novas formas de trabalho orientadas pelo sistema que permitem o crescimento escalável e o sucesso sustentável. Estatísticas atuais da taxa de adoção de ERP e métodos de medição Como são as taxas de adoção de ERP no cenário atual? Veja a seguir o que as estatísticas do mercado de ERP têm a dizer: Fatores que influenciam as estatísticas da taxa de adoção de ERP As estatísticas da taxa de adoção são influenciadas pela forma como a adoção é definida, medida e relatada em diferentes projetos de ERP. O escopo da implementação (em toda a empresa ou em fases), a complexidade do setor, a demanda regulatória, o tamanho da organização e a maturidade da mudança também afetam as taxas informadas. Além disso, o cenário de ERP inclui soluções específicas do setor, que afetam a variação das taxas entre os setores. Previsões da taxa de adoção global de ERP A pesquisa do Gartner prevê baixas taxas globais de adoção de ERP e falhas generalizadas entre as iniciativas de ERP. De acordo com o Gartner, até 2027, mais de 70% das iniciativas de ERP recentemente implementadas não conseguirão não conseguirão atingir totalmente as metas originais de seus casos de negócios, sinalizando baixas taxas de sucesso do projeto e levantando questões sobre se os custos de ERP estão gerando valor. Isso colocaria as taxas globais de adoção de ERP em um patamar relativamente baixo, mas não precisa ser assim. Medidas e definições comuns da taxa de adoção de ERP Na pesquisa de ERP da Prosci, as métricas de adoção de usuários são o indicador de sucesso mais frequentemente rastreado nas implementações de ERP. Alguns exemplos de metas de adoção e abordagens de medição para as quais as organizações trabalham incluem o seguinte: Meta de ≥90% de envolvimento do usuário em 30 dias após a entrada em operação Meta de mais de 95% de usuários ativos em 30 dias após a entrada em operação Medir 90% de adoção em 3 meses, usando logins e atividades do usuário Acompanhar a adoção por módulo/funcionalidade (útil quando diferentes funções/setores usam módulos diferentes de forma diferente) Medidas para a taxa de adoção do ERP Na adoção geral do ERP, as medidas que apoiam essas taxas incluem: Taxas de usuários ativos - A porcentagem de usuários que acessam e executam regularmente o trabalho no sistema ERP em um período definido. Frequência ou padrões de login - A taxa e a consistência com que os usuários fazem login no sistema ERP. Velocidade de adoção - A velocidade com que os usuários fazem a transição do sistema ou dos processos legados para o novo sistema ERP e usam sua funcionalidade de forma consistente e eficaz. Taxas de conclusão de treinamento - A porcentagem de usuários que concluem os programas de treinamento em ERP necessários durante os diferentes estágios da implementação. Níveis de proficiência do usuário - Uma medida da eficácia com que os usuários executam tarefas específicas de funções críticas no sistema ERP sem assistência ou erros. Profundidade de engajamento por módulo - O grau em que os usuários utilizam ativamente cada módulo do ERP e seus recursos além da funcionalidade mínima. Padrões de uso do sistema - Tendências de comportamento que marcam como, quando e para que os usuários acessam o sistema ERP durante as operações diárias. Em última análise, para capturar a taxa de adoção do ERP em sua organização, você precisa entender quantos indivíduos do total estão usando o novo ERP como pretendido, usando uma combinação de métricas. Desafios das taxas de adoção de ERP A adoção do ERP geralmente enfrenta vários desafios, principalmente decorrentes de fatores organizacionais e humanos, e não da tecnologia em si. A compreensão dos desafios comuns a seguir permite que os líderes abordem proativamente os riscos de adoção antes que um projeto de implementação de ERP fracasse. Tamanho e complexidade da organização Organizações grandes e expandidas enfrentam uma complexidade inerente durante as implementações de ERP. Unidades de negócios diversas, variações regionais e diferenças de processos legados complicam a padronização. Quanto maior a complexidade e os silos existentes em toda a empresa, maior a necessidade de coordenação e alinhamento para promover uma adoção consistente em toda a organização e aumentar a probabilidade de sucesso do projeto. Resistência à mudança Um desafio significativo na adoção do ERP é a resistência à mudança que pode ocorrer em todos os níveis organizacionais. A resistência nos níveis de liderança afeta significativamente o sucesso da implementação. As implementações de ERP interrompem os hábitos estabelecidos e as formas de trabalho herdadas de longa data. Quando os colaboradores se sentem inseguros em relação às mudanças no ERP, a resistência aumenta naturalmente. Altos custos de implementação Os sistemas de ERP exigem custos e recursos financeiros significativos, o que aumenta a pressão para avançar rapidamente e mostrar um retorno sobre o investimento. A maioria das organizações gasta, em média, 92% do orçamento de implementação de ERP em atividades técnicas e 8% em gestão de mudanças (Best Practices in Change Management, 12th Edition). Quando os orçamentos não levam em conta, ou não alocam o suficiente, a gestão de mudanças e o lado pessoal da mudança, as organizações aumentam inadvertidamente o risco de baixa adoção e de valor não realizado. Longos cronogramas de implementação Prazos de implementação prolongados podem levar à fadiga e ao desinteresse. Como os projetos de ERP se estendem por anos, não é incomum que as partes interessadas percam o foco ou mudem as prioridades. Sustentar o ímpeto e reforçar a finalidade e a importância do ERP é fundamental para manter a energia da adoção. Resistência do usuário e baixa adoção internamente O trabalho não termina com a entrada em operação. Mesmo após o marco de entrada em operação, os usuários podem voltar aos sistemas e processos legados, especialmente quando se deparam com desafios de ERP que exigem refinamento do processo ou uma configuração diferente. A baixa adoção interna pode indicar um reforço fraco, desalinhamento entre o ERP e a forma como o trabalho realmente acontece, treinamento insuficiente ou oportunidades insuficientes para fornecer feedback. Complexidade da migração de dados A baixa qualidade dos dados ou a governança inconsistente dos dados gera frustração no início do ciclo de vida do ERP. Se os usuários encontrarem informações imprecisas ou incompletas, a confiança no sistema diminui rapidamente. Recuperar a confiança após os problemas iniciais com os dados pode ser difícil e demorado. Preocupações com segurança e conformidade (especialmente para ERP em nuvem) As soluções de ERP em nuvem introduzem considerações adicionais sobre segurança de dados, privacidade e conformidade normativa. Quando as organizações não abordam essas preocupações, as partes interessadas podem hesitar em adotar o sistema. A governança transparente e o envolvimento das partes interessadas durante todo o processo de implementação são necessários para criar confiança no sistema. O papel da gestão de mudanças na taxa de adoção de ERP A pesquisa da Prosci mostra que os fatores humanos são seis vezes mais importantes do que os fatores técnicos para melhorar os benefícios do ERP. O sucesso de um projeto de implementação de ERP depende do lado humano da mudança. Trata-se de um desafio de transformação humana que exige um gestão eficaz de mudanças. Gestão de mudanças no ERP é uma abordagem estruturada que permite que os colaboradores adotem as mudanças nos processos e os novos sistemas de forma mais rápida e eficiente. Enquanto as equipes de projeto se concentram nos aspectos técnicos da configuração e implementação do novo sistema, a gestão de mudanças prepara, equipa e apoia os colaboradores na transição para novos comportamentos. O resultado é que os indivíduos, as equipes e as organizações passam do estado atual para o estado futuro desejado e, em seguida, usam os sistemas ERP atualizados em seu trabalho diário. Proposta de valor unificada da Prosci Como oADKAR® se aplica à taxa de adoção do ERP? O modelo Modelo ADKAR® da Prosci da Prosci é um dos dois modelos fundamentais da Metodologia Prosci e um modelo confiável para ajudar os colaboradores a navegar pelo processo de implementação do ERP em nível individual. A palavra "ADKAR" é um acrônimo para os cinco resultados que um indivíduo precisa alcançar para que uma mudança seja bem-sucedida: Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço. Modelo ADKAR da Prosci O ADKAR baseia-se no entendimento de que a mudança organizacional só pode ocorrer quando os indivíduos mudam. O Modelo ADKAR impulsiona a adoção do ERP em nível individual para alcançar o resultado organizacional de uma adoção bem-sucedida do ERP. Como as empresas podem melhorar as taxas de adoção de ERP A melhoria das taxas de adoção do ERP requer planejamento e esforço intencionais durante todo o ciclo de vida da implementação do ERP em termos de estratégia, liderança e capacitação do usuário, incluindo Objetivos e casos de negócios claros - Objetivos claros alinham as partes interessadas e fornecem um ponto de referência para reforçar as expectativas de adoção. Sem clareza, as equipes de implementação podem otimizar a conclusão técnica no go-live, negligenciando o trabalho necessário para gerar resultados transformacionais. Alinhamento das partes interessadas - Os participantes do estudo Unlocking ERP Implementations 2025 da Prosci enfatizam a importância de envolver as partes interessadas desde o início e definir métricas claras de sucesso desde o início do projeto para melhorar o sucesso. Estratégias de implantação abrangentes - Um plano de implantação estruturado deve integrar a configuração técnica com o lado pessoal da mudança. A implementação coordenada minimiza as interrupções e oferece suporte a transições mais tranquilas para os usuários. Implementação em fases - A implementação em fases por função, região geográfica ou módulo de ERP pode ajudar as organizações a gerenciar a complexidade e, ao mesmo tempo, reduzir a sobrecarga e os riscos. As versões incrementais permitem que as organizações aprendam, ajustem e fortaleçam os recursos antes de expandi-los. Programas de treinamento centrados no usuário - No estudo Unlocking ERP Implementations 2025 da Prosci, o treinamento liderou todas as recomendações para melhorar a realização de valor na categoria Gestão de Pessoas e Mudanças. Programas de treinamento abrangentes e personalizados para todos os usuários antes da entrada em operação e oportunidades de aprendizado contínuo após a entrada em operação criam capacidades de habilidades de longo prazo nas organizações. Estratégia de gestão de mudanças - Os participantes da análise da Prosci também recomendaram seguir uma abordagem estruturada de gestão de mudanças para obter o valor do ERP, pois os esforços ad hoc criam o caos. Priorizar o lado pessoal da mudança não é negociável para uma implementação bem-sucedida do ERP. Otimização contínua pós-go-live - As organizações que tratam o go-live como a linha de chegada não entendem quando o valor do ERP se materializa. A implementação permite a capacidade, mas os refinamentos de processos, o feedback dos usuários e as percepções baseadas em dados trazem à tona o valor comercial no ambiente pós-implementação. Tendências de adoção de ERP que moldam o futuro A adoção do ERP está evoluindo junto com as tendências mais amplas de tecnologia e força de trabalho. As organizações devem adaptar suas estratégias de implementação e mudança para acompanhar o ritmo. As tendências a seguir estão moldando a forma como os sistemas ERP são implantados, adotados e otimizados: Estratégias de ERP baseadas na nuvem e somente em SaaS - As organizações estão priorizando cada vez mais as plataformas de ERP baseadas na nuvem para melhorar a escalabilidade, a flexibilidade e a previsibilidade de custos. Os modelos SaaS afastam as empresas da carga de infraestrutura, permitindo que elas se concentrem na adoção, na governança e na otimização contínua. Design centrado no usuário - As plataformas modernas de ERP estão investindo pesadamente em interfaces intuitivas e fluxos de trabalho simplificados. Quando o design do sistema corresponde à forma como as pessoas realmente fazem seu trabalho, é mais fácil aprender a usá-lo e é provável que mais pessoas o utilizem. Transformação digital - Cada vez mais organizações estão implementando sistemas ERP como espinha dorsal de iniciativas mais amplas de transformação digital. Isso significa que a adoção bem-sucedida depende do alinhamento da estratégia de ERP com outros esforços de automação e integração entre plataformas. Inteligência artificial (IA) e automação nos sistemas ERP - As tecnologias avançadas e a IA estão aprimorando os recursos de previsão, geração de relatórios e tomada de decisões. Embora essas ferramentas aumentem o potencial de valor, elas também exigem a confiança do usuário, a disciplina de dados e a prontidão para mudanças para que os benefícios sejam totalmente aproveitados. Personalização de ERP com pouco código/nenhum código - Os recursos com pouco código e sem código permitem que os usuários corporativos configurem fluxos de trabalho e relatórios com menos dependência da TI. Embora isso aumente a agilidade, também exige governança e treinamento para garantir a consistência e evitar a complexidade descontrolada. Aumente as taxas de adoção de ERP com o Prosci As taxas de adoção de ERP de sua organização de sua organização são altamente dependentes de sua capacidade de navegar com sucesso pelas mudanças. A transformação do ERP promete fluxos de trabalho mais rápidos, dados melhores e decisões mais inteligentes. Mas esses resultados dependem das pessoas - não apenas dos sistemas. A gestão de mudanças transforma essa promessa em adoção. Esse é o poder da mudança bem feita. Perguntas frequentes O que é uma boa taxa de adoção de ERP? Não existe uma referência universal para uma boa taxa de adoção de ERP, pois ela depende de diversas variáveis dentro de cada organização. Entretanto, de modo geral, uma boa taxa de adoção de ERP refletirá o uso consistente do sistema em toda a empresa para os principais processos de negócios. As organizações podem ter como objetivo o uso quase universal dentro das funções afetadas, com dependência mínima de sistemas legados ou de ferramentas secundárias. Como podemos melhorar as taxas de adoção do ERP após a implementação? A adoção do ERP não termina com o go-live. Após a implementação, as organizações podem aumentar as taxas de adoção do ERP oferecendo oportunidades para que os colaboradores forneçam feedback, treinamento contínuo e reforço das novas formas de trabalho. Quando as organizações seguem uma abordagem de gestão de mudanças durante a implementação, elas podem levar em conta essas atividades críticas para melhorar as taxas de adoção do ERP após a implementação. Quais setores têm as maiores taxas de adoção de ERP? Os setores com alta complexidade operacional ou supervisão regulatória, como manufatura e saúde, geralmente demonstram maior adoção de ERP. Eles dependem muito de processos padronizados, relatórios de conformidade e visibilidade de dados integrados, o que torna a adoção do ERP quase inegociável. No entanto, a força da adoção é normalmente menos impulsionada pelo setor e mais pelo envolvimento da liderança e por práticas eficazes de gestão de mudanças desde o início. Quais são os fatores que mais afetam as taxas de adoção de ERP? De acordo com o estudo Unlocking ERP Implementations 2025 da Prosci, os fatores humanos são seis vezes mais importantes do que os fatores técnicos para melhorar os benefícios do ERP. As organizações que desejam atingir altas taxas de adoção de ERP devem priorizar fatores de gestão de pessoas e mudanças, incluindo treinamento, envolvimento das partes interessadas e adesão a uma abordagem de gestão de mudanças, como a Metodologia Prosci. Como a gestão de mudanças afeta as taxas de adoção do ERP? A gestão de mudanças influencia diretamente a adoção do ERP ao preparar as pessoas para mudar seus comportamentos e adotar novas formas de trabalho. Sem a gestão de mudanças, mesmo as implementações de ERP bem planejadas podem se tornar nada mais do que implementações técnicas com baixa adoção. A comunicação estruturada, a gestão de resistência, o envolvimento de patrocinadores e o planejamento de reforço aumentam a confiança e a responsabilidade, levando a um uso mais forte e sustentado do sistema. Quais atividades de gestão de mudanças melhoram mais as taxas de adoção de ERP? Com base na pesquisa da Prosci, programas de treinamento abrangentes e personalizados, envolvimento das partes interessadas e planos de comunicação transparentes são atividades cruciais de gestão de mudanças para melhorar as taxas de adoção do ERP. Seguir uma abordagem de gestão de mudanças garante que as equipes cubram essas atividades de forma eficaz. Qual é a diferença entre taxa de adoção de ERP e taxa de sucesso de ERP? A taxa de adoção do ERP mede a consistência e a eficácia com que os colaboradores usam o sistema em seu trabalho diário. A taxa de sucesso do ERP é uma medida mais ampla que inclui se a implementação atendeu ao orçamento, ao cronograma e aos objetivos estratégicos.

Na correria da tomada de decisões e das operações diárias, pode ser fácil concentrar-se apenas nos aspectos técnicos da implementação de um sistema de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP). Embora seja uma prioridade estratégica para muitos CFOs, a implementação de um sistema ERP baseado em nuvem requer muito mais consideração do que a instalação do sistema. Para obter o valor total do seu investimento, vale a pena começar pelos usuários finais. Gestão de Mudanças ERP Nossa pesquisa na Prosci mostra que o sucesso dos projetos de tecnologia, incluindo implementações de software ERP, depende igualmente das pessoas que navegam, adotam e usam a tecnologia. Selecionar a plataforma certa é, obviamente, uma etapa essencial. Mas antes de começar a analisar os requisitos de negócios, o suporte da liderança, o suporte ao usuário, os requisitos funcionais e outras considerações típicas ao selecionar uma ferramenta ERP, é fundamental considerar a Gestão de Mudanças Organizacionais – o lado humano da mudança. 1. Garanta o alinhamento em torno dos motivos da mudança do sistema ER Como CFO, o melhor primeiro passo que você pode dar no processo é fazer perguntas sobre os objetivos de negócios. Quais são as razões comerciais para implementar a mudança? Por que você está olhando para um sistema ERP em primeiro lugar? O que você deseja realizar para a sua organização? Você está tentando aumentar a eficiência, fornecer maior visibilidade e descobrir análises para tomar melhores decisões de negócios? Você está tentando refinar processos? Você precisa entender exatamente qual valor deseja que o sistema traga para a organização e responsabilizar a equipe do projeto pelo alcance desses objetivos. Agora, calcule a contribuição das pessoas para o ROI. Qual porcentagem do ROI do projeto de ERP depende da adoção e do uso da nova ferramenta pelas pessoas? É 70% 80%? Mais? Esse cálculo é frequentemente esquecido, mas está diretamente relacionado aos seus objetivos de negócio. Para obter o ROI total do sistema ERP, as pessoas devem adotar e usar a ferramenta no seu trabalho diário. Esta é a parte do ROI que depende das pessoas, a parte do ROI que a Gestão de Mudanças Organizacionais ajuda a proteger. Depois que a equipe de liderança compreender os motivos da implementação do sistema ERP, certifique-se de que esses motivos sejam bem compreendidos e acordados por todos os envolvidos. Esse alinhamento é crucial se todos quiserem cantar a mesma melodia. Quem deve fazer parte desta conversa? Os principais mediadores, como parceiros de negócios de recursos humanos (HRBP), gestão de projetos, líderes seniores, finanças, Lean Six Sigma ou equipe de processos, equipe de estratégia ou escritório de transformação, e parceiros de gestão de mudanças devem estar à mesa. Talvez você também precise considerar partes interessadas fora da organização, como fornecedores de cartão de crédito, que precisarão fazer algo diferente. Os clientes também precisam de atenção porque agora suas faturas podem ser diferentes ou eles podem ter uma nova forma de acessar sua conta e pagar suas contas. E tudo isso deve acontecer antes de selecionar uma ferramenta ERP ou parceiro de implementação. 2. Entenda os custos totais de uma mudança no sistema ERP Como CFO, seu orçamento deve considerar não apenas o custo do software, mas também o custo de trazer esse software para sua organização e o que é necessário para deixar sua organização pronta para adotá-lo e usá-lo. Os custos iniciais totais devem incluir: Definir e documentar processos A sua organização definiu claramente o estado atual dos seus processos? Muitas organizações não o fizeram. Você precisa investir tempo documentando antecipadamente os processos para mostrar como a organização e as pessoas precisarão mudar a maneira como trabalham quando você introduzir a nova tecnologia ERP. E não se esqueça do trabalho de documentação. Os processos existem apenas na cabeça de alguém até que sejam descritos e documentados. Priorizando o tempo do projeto dos colaboradores e recursos internos Um sistema ERP é um investimento significativo que deve fornecer valor à organização, mas muitas vezes vemos pessoas tendo que fazer seu trabalho em tempo integral enquanto apoiam a implementação do sistema ERP . Para garantir o resultado e os benefícios esperados, o projeto deve ser priorizado e as pessoas precisam de tempo longe do seu trabalho atual para trabalhar nele. Envolver, preparar e equipar as pessoas para a mudança Invista nos recursos certos de Gestão de Mudanças para ajudar sua organização a passar do estado atual para o estado futuro desejado. A nossa experiência mostra que o retrabalho e os custos mais elevados resultam quando os clientes introduzem a Gestão de Mudanças depois de a organização já ter escolhido um parceiro de implementação que não está equipado para gerir eficazmente o lado humano da mudança. Estados de Mudança Não equipar as pessoas para a mudança cria uma transição acidentada e um estado futuro de “queijo suíço”. 3. Integre processos e pessoas Para que qualquer iniciativa significativa seja bem-sucedida, é crucial que as pessoas colaborem, evitando a criação de silos e o retrabalho, fatores que reduzem o ROI, ampliam o escopo e prolongam os prazos dos projetos. Não é suficiente para um gerente de projeto integrar comunicações e treinamento em fluxos de trabalho separados. Para que a mudança seja eficaz, todos os aspectos do lado humano da mudança precisam ser integrados com toda a estratégia e plano do projeto desde o início para alcançar o sucesso. Estados de Mudança A integração cria uma proposta de valor unificada para proporcionar mudanças bem-sucedidas. 4. Descubra os impactos de uma mudança no sistema ERP Compreender o impacto da mudança nas pessoas e abordá-lo antecipadamente leva à confiança na organização e ao envolvimento na mudança, especialmente se a sua organização tiver sofrido falhas no passado. Os impactos da implementação de um sistema ERP serão sentidos em toda a organização em muitas áreas, desde sistemas e processos até mentalidades e crenças. 10 Aspects of Change Impact E a resistência à mudança ocorrerá porque é assim que as pessoas respondem naturalmente à mudança. Muitos exibirão algum tipo de comportamento de resistência, e aqueles que mais lutam precisarão de ajuda para superar as suas barreiras. Identificar e compreender os impactos ajuda a preparar as pessoas para a mudança, mitigar e resolver resistências e garantir a prontidão quando o sistema entrar em operação. Muitas organizações subestimam a mudança de mentalidade necessária para migrar para um sistema ERP . É comum vermos colaboradores lutando para migrar para um modelo de autoatendimento, especialmente quando estão acostumados a receber informações e relatórios importantes de outras pessoas. O principal erro que os CFOs cometem com sistemas ERP Conforme mencionado anteriormente, o erro que os líderes cometem com frequência é confiar demais nas comunicações e no treinamento funcional, sem considerar o que acontece com as pessoas e os processos quando você introduz um projeto tecnológico massivo, como uma migração ou implementação de um sistema ERP . Implementar um novo sistema ERP é uma mudança tão perturbadora que é quase como se você estivesse substituindo o sistema nervoso da organização. Isso muda a maneira como as pessoas pensam. Isso muda a maneira como as pessoas processam as informações. Isso muda os processos de como eles realizam seu trabalho. E muitas vezes é uma mudança entre muitas que acontecem na sua organização. Não é apenas uma mudança tecnológica. É por isso que o lado humano da mudança precisa de ser considerado antes de contratar um parceiro de implementação. Se você não tiver um fornecedor que analise as mudanças de forma completa e geral, será fácil para eles culparem o treinamento pelo fracasso. Mas a verdade é que geralmente a organização não fez o que era necessário para equipar os líderes com as habilidades certas no momento certo para ajudar suas equipes a entender o que vai mudar, prepará-los para a nova mentalidade e apoiá-los durante suas transições. Benefícios da Gestão de Mudanças de ERP Nossa pesquisa de correlação sobre as melhores práticas de Gestão de Mudanças mostra que projetos com excelente Gestão de Mudanças têm sete vezes mais probabilidade de sucesso do que projetos com má Gestão de Mudanças. Concentrar-se no lado humano da mudança ajuda muito a construir a confiança das pessoas em uma organização. Mesmo sendo uma transição muito difícil, eles sentem que têm apoio. Eles sentem que alguém está protegendo-os. Eles se sentem ouvidos e cuidados. Isto é especialmente importante se você passou por mudanças malsucedidas no passado porque as pessoas se lembram. Na verdade, mudanças fracassadas são uma causa comum de resistência . Ao contrário de uma abordagem de comunicação e formação para a Gestão de Mudanças, construímos estratégias que preparam não só a população de utilizadores, mas também os patrocinadores, líderes, gestores de projetos e outras partes interessadas. Garantimos que você tenha uma rede de agentes de mudança com recursos internos para ajudar a apoiar a mudança. Não enviamos apenas uma comunicação para avisar as pessoas para estarem prontas para treinar em um determinado dia. Nossa abordagem é muito cuidadosa para entender como podemos aproveitar todos os recursos da sua organização para dar a todos o que precisam, da maneira que precisam, para que estejam preparados e prontos para a entrada em operação. Infelizmente, os projetos de sistemas ERP sofrem consequências, incluindo excessos orçamentais, atrasos e falhas completas quando as organizações ignoram a Gestão de Mudanças. Algumas organizações nos envolvem no projeto quando percebem que precisam de mais do que comunicações e treinamento. Quando começamos nesta fase posterior, mitigamos as consequências retrocedendo e medindo a lacuna. Em seguida, fazemos parceria com os recursos internos de mudança ou com o parceiro de implementação ou com as equipes de projeto para realmente definir a jornada de mudança para todas as pessoas e equipes impactadas e construir o roteiro certo para ajudar a organização a ter sucesso. Considere a Gestão de Mudanças Antes da Seleção da Ferramenta ERP Então, quais etapas você deve seguir agora se estiver planejando uma migração ou implementação de sistemas ERP? Comece a pensar nos impactos e custos do lado das pessoas desde o início, bem antes de selecionar um software ERP ou parceiro de implementação, e identifique quem serão seus parceiros de Gestão de Mudanças. Discutir a integração e como evitar a formação de silos e, em seguida, redobrar os esforços para preparar, equipar e apoiar as pessoas nos seus percursos de mudança. O sucesso do seu sistema ERP (e a obtenção do ROI do projeto) depende muito das pessoas que utilizam efetivamente sua nova tecnologia, bem como de sua compreensão e aceitação de quaisquer mudanças de processo que a tecnologia suportará.

Investir em um software de planejamento de recursos empresariais (ERP) pode unificar os recursos de informação da sua empresa, aumentar a produtividade e gerar outros benefícios de longo prazo. No entanto, os desafios e a resistência à adoção geralmente criam riscos imprevistos e prejudicam os benefícios do sistema ERP. Veja como o Modelo ADKAR® da Prosci pode ajudá-lo a ter sucesso. Sistemas ERP e a necessidade de mudança Para ganhar eficiência e reduzir os custos de longo prazo, grandes e pequenas empresas estão fazendo a transição para sistemas ERP. As empresas usam os sistemas para gerenciar e melhorar processos que vão desde a aquisição e a fabricação até as funções financeiras e de recursos humanos em toda a empresa. Todos esses esforços ajudam a eliminar o desperdício, melhorar a produtividade e aumentar a satisfação dos funcionários. Como um sistema ERP integra dados em um banco de dados comum, os dados podem fluir facilmente entre as operações. Como resultado, o sistema elimina a duplicação de dados, aprimora a integridade dos dados, melhora a facilidade de uso e ajuda suas equipes a superar operações isoladas. Os dados e processos integrados também proporcionam aos gerentes e às equipes maior percepção da tomada de decisões com base em informações em tempo real. Dado o investimento significativo em tempo e recursos, bem como a importância dos benefícios esperados do projeto, é fundamental que sua empresa reconheça e supere a resistência às mudanças no ERP por meio de um gerenciamento eficaz de mudanças. Resistência aos sistemas ERP e outros desafios de adoção É muito provável que seus funcionários tenham se acostumado a sistemas legados familiares. Mesmo com todos os benefícios oferecidos por uma ferramenta de ERP, a migração de aplicativos familiares para um novo sistema estabelece uma série de desafios para os líderes técnicos e de pessoal. À medida que os funcionários afetados passam do conforto do estado atual para a interrupção do estado de transição e, por fim, para o estado futuro, os desafios técnicos geralmente provocam desafios pessoais que levam à resistência. Como parte do seu planejamento para a implementação do ERP, os líderes e a equipe do projeto devem estabelecer cuidadosamente os requisitos comerciais e os benefícios esperados para o projeto. Sem requisitos e benefícios claramente estabelecidos, as pessoas que trabalham com o sistema podem criar expectativas irreais. Por sua vez, as expectativas irreais geralmente se transformam em solicitações de personalização que aumentam o escopo do projeto e atrasam o cronograma. Durante a implementação, as pessoas afetadas podem ter dificuldades para concluir seu trabalho atual enquanto aprendem um novo sistema. As equipes de projeto precisam se concentrar em todos os marcos para atingir a data de entrada em operação e, ao mesmo tempo, implementar mudanças tecnológicas, funcionais e de processo em ritmo acelerado. E o esforço para aprender novas habilidades, termos e processos aumenta ainda mais os níveis de estresse. Desafios técnicos e pessoais em cascata Cada um desses desafios aumenta o risco do projeto. A necessidade de entender e mitigar esse risco ressalta a necessidade de desenvolver recursos sólidos de gerenciamento de mudanças em sua organização. Se você não gerenciar adequadamente esses desafios, os desafios técnicos e pessoais de uma implementação de ERP podem levar à insatisfação dos funcionários e de outras partes interessadas, ao aumento do estresse e à perda de confiança. Medo e resistência à mudança durante uma implementação de ERP As mudanças causadas por uma implementação de ERP muitas vezes parecem intensamente pessoais e esmagadoras para os funcionários. Os processos recém-definidos às vezes transferem tarefas de um departamento para outro ou até mesmo levam à reestruturação organizacional. As cargas de trabalho de alguns departamentos podem aumentar, enquanto outras diminuem ou são transferidas para áreas diferentes. Cada uma dessas mudanças rompe relações de trabalho confortáveis. E tudo isso ocorre em um cronograma de projeto que parece ter vida e vocabulário próprios. O resultado geralmente é o medo e a resistência. Medo da mudança Certamente, o medo da mudança alimenta os comportamentos de resistência. Em qualquer mudança para uma tecnologia diferente, o medo do desconhecido molda a forma como sua equipe reage à mudança. A migração para um sistema ERP amplifica esse medo porque ninguém vê o produto final até perto da data de entrada em operação do projeto. Mesmo que os fornecedores e os líderes do projeto trabalhem para garantir às equipes que fluxos de trabalho mais eficientes e um ambiente mais colaborativo estão por vir - e peçam paciência durante o processo - as pessoas que usam o novo sistema podem não aceitar totalmente as garantias. Medo do desconhecido A implementação de um sistema ERP cria a necessidade de as pessoas aprenderem novas habilidades, o que gera uma pressão para aprimorar e requalificar as habilidades em um tempo limitado. As pessoas também precisam manter a produtividade com suas cargas de trabalho atuais enquanto aprendem novas habilidades, o que estressa até mesmo as pessoas mais experientes. Especialmente para funcionários em meio de carreira, o medo de aprender novas habilidades pode aumentar o estresse, complicar a tomada de decisões e até causar doenças físicas. Medo do fracasso O medo do fracasso se traduz na relutância em experimentar novos processos ou práticas. Se as pessoas contornam ou evitam as causas fundamentais do medo (ou seja, a curva de aprendizado), o medo leva a outros comportamentos de resistência. Use nossa Lista de Verificação de Resistência gratuita para alinhar as atividades com as práticas recomendadas durante a implementação do ERP. Como o modelo ADKAR ajuda você a superar a resistência aos sistemas ERP O gerenciamento eficaz de mudanças é fundamental durante as implementações de ERP devido ao impacto no trabalho diário e no moral. Do meu ponto de vista, o Modelo ADKAR da Prosci oferece um alinhamento ideal com uma implementação de ERP e ajuda as pessoas e os grupos afetados de forma semelhante a passar pela transição de maneira estruturada. Como o Modelo ADKAR enfatiza o lado pessoal da mudança, os gerentes de pessoal também se tornam mais conscientes da complexidade do trabalho que as pessoas fazem, bem como do impacto que o desenvolvimento e os testes de software têm sobre ele. Junto com seu foco no lado pessoal da mudança, o Modelo ADKAR enfatiza o sucesso do projeto. O gerenciamento de mudanças por meio do Modelo ADKAR ajuda os líderes de negócios a mitigar a resistência, destaca a capacidade dos funcionários de adotar a mudança e, em seguida, verifica novamente para reforçar essas habilidades. O modelo ADKAR da Prosci Veja a seguir como cada elemento do ADKAR se aplica ao mitigar ou superar a resistência aos sistemas ERP: Consciência A conscientização ajuda a reduzir a resistência, respondendo às perguntas que as pessoas têm sobre a mudança e seus impactos no trabalho. A implementação de qualquer mudança que ultrapasse as linhas organizacionais e culturais requer uma excelente comunicação por parte dos líderes, gerentes de pessoal e líderes de projeto. Ao aplicar o Modelo ADKAR, você também precisará desenvolver a conscientização sobre a necessidade de implementar um sistema ERP e comunicar informações sobre o projeto em si. Descobri que a comunicação deve fluir vertical e horizontalmente com vias claras para compartilhar e receber informações. Desejo A criação do desejo aborda a resistência respondendo às perguntas que as pessoas têm durante uma mudança, incluindo o "porquê" comercial por trás da mudança e o "o que eu ganho com isso?" pessoal. O desejo de participar e apoiar a mudança começa com os líderes de negócios fazendo comunicações transparentes sobre os motivos da mudança e, em seguida, defendendo a nova visão. As implementações bem-sucedidas de ERP dependem de profissionais de mudança que coletam feedback dos grupos afetados, de gerentes de pessoal que respondem rapidamente e abordam as barreiras, e de patrocinadores que incentivam as pessoas a participarem e a modelarem os comportamentos corretos. A comunicação produtiva e a participação ativa criam um alinhamento com os objetivos da estratégia de ERP. Conhecimento O conhecimento de como adotar o sistema ERP diminui os medos e as dúvidas e ajuda as pessoas a se prepararem para seu papel como usuários na adoção da mudança. Ao considerar o conhecimento, os profissionais de mudança devem defender programas de treinamento em ERP que abordem tanto os aspectos técnicos do novo sistema quanto as mudanças no processo e no fluxo de trabalho que as pessoas precisam adotar e usar. Enquanto o departamento de recursos humanos pode precisar de treinamento sobre novos procedimentos de recrutamento e integração, as equipes financeiras precisarão de treinamento que aborde os processos de contas a receber e a pagar, faturamento, requisições de compra e procedimentos de fim de ano fiscal. Além do treinamento específico para a equipe dos departamentos afetados, os líderes do projeto também devem considerar como esses e outros procedimentos afetam as pessoas e as partes interessadas e o tipo de treinamento que melhor atende às suas necessidades. Habilidade Dar às pessoas a oportunidade de aplicar e demonstrar as novas habilidades adquiridas por meio do treinamento ajuda a prepará-las para a data de entrada em operação e, ao mesmo tempo, aumenta a confiança em sua capacidade de implementar as habilidades e os comportamentos necessários. Os profissionais de mudança podem ajudar sua organização a atingir suas metas, garantindo que os funcionários tenham a capacidade de adotar e aplicar as mudanças possibilitadas pela implementação do ERP. Para desenvolver a Capacidade, os profissionais de mudança devem trabalhar com os gerentes de pessoal para oferecer prática e treinamento. À medida que os funcionários de toda a empresa se tornam proficientes com as novas ferramentas de ERP, eles podem ajudar outros a aprender novas habilidades. Reforço A resistência ocorre em todos os estágios da mudança, e é comum que as pessoas desenvolvam soluções alternativas ou voltem a usar formas antigas de trabalho. O reforço permite que você ajude as pessoas a manter o curso por meio de suporte adicional e táticas de gerenciamento de resistência. Ao reforçar a mudança do sistema ERP com o Modelo ADKAR, os profissionais de mudança devem trabalhar com a equipe do projeto para obter feedback dos grupos afetados sobre como eles usam as ferramentas do ERP. Usando insights de pesquisas e reuniões presenciais, a equipe do projeto pode fazer alterações que ajudem as pessoas a fazer seu trabalho com mais eficiência. Ao medir o desempenho, os profissionais de mudança geralmente usam scorecards que mostram o progresso na implementação de mudanças e na obtenção de benefícios. Preparando-se para superar a resistência às mudanças no ERP Ao implementar um sistema ERP, os profissionais de mudança precisam começar a gerenciar a resistência no início do projeto e durante todo o seu ciclo de vida. O processo de gerenciamento da resistência começa com a avaliação da prontidão organizacional de sua empresa para a mudança, geralmente em parceria com o gerente de projeto e representantes do fornecedor. O processo continua com a identificação das partes interessadas primárias e secundárias, a avaliação dos impactos e riscos e o envolvimento das partes interessadas antes da implementação do ERP. Peço que os profissionais de mudança também comecem a abordar os pontos de barreira ADKAR para a equipe afetada pela mudança antes do início da implementação. Ao avaliar a possível resistência à mudança, incentivo os profissionais da mudança a aplicar os 10 aspectos Prosci do impacto da mudança. Essa é uma ferramenta útil para definir a mudança para os indivíduos, abordando os impactos individuais e de grupo, e como base para a criação de métricas de adoção. Além disso, os aspectos estabelecem uma estrutura para se tornar mais sensível às necessidades dos funcionários e melhorar o engajamento. Prosci 10 Aspectos do Impacto da Mudança Reformulando e superando a resistência às mudanças no ERP Para compreender e gerenciar a resistência de forma eficaz, é necessário olhar para ela por meio de uma lente diferente que elimine a negatividade e a culpa. Reenquadrar a resistência dessa forma o ajudará a identificar melhor os tipos de resistência e suas causas básicas, além de criar as táticas certas para ajudar as pessoas a superar suas barreiras. Sua organização pode obter benefícios ainda maiores com a implementação de um ERP aplicando uma metodologia robusta de gerenciamento de mudanças que incorpore o Modelo ADKAR. Isso garante o alinhamento entre os requisitos organizacionais do sistema ERP e as necessidades das pessoas afetadas pela mudança, além de assegurar um sólido retorno sobre o investimento em seu projeto de ERP.